Création d’un outil informatique de gestion de cotisation pour le CNC

Date de début de l’appel d’offre : 11/11/2020

Date de fin de l’appel d’offre : 30/11/2020

I – PRESENTATION

Le Comité National de la Conchyliculture (C.N.C.) est un organisme interprofessionnel régi par la loi du 27 juillet 2010 de modernisation de l’agriculture et de la pêche et par les dispositions des articles L.912-6 et suivants du code rural et de la pêche maritime.

Il est l’organisme représentatif des producteurs, distributeurs et transformateurs des coquillages d’élevage en France. Ces derniers doivent obligatoirement adhérer à cette organisation interprofessionnelle.

Il coordonne les actions des 7 Comités Régionaux de la Conchyliculture (C.R.C.) présents dans chaque bassin de production : Normandie-Mer du Nord, Bretagne Nord, Bretagne Sud, Pays de Loire, Poitou-Charentes, Arcachon-Aquitaine et Méditerranée.

Le CNC appel ses cotisations auprès de 4 000 exploitants.

Le C.N.C., organisme à adhésion obligatoire, a notamment pour missions :

la représentation et la promotion des intérêts généraux de ces activités,
l’adaptation quantitative et qualitative de l’offre et de la demande des produits conchylicoles,
la promotion des produits issus de la conchyliculture,
l’amélioration de la connaissance du secteur conchylicole.

II- LE CONTEXTE

Dans l’ère du « tout informatique », le CNC souhaite moderniser ses outils, notamment au travers :

Une remise à plat de son outil de gestion des cotisations et de son harmonisation avec ses autres outils internes. L’interprofession a constaté l’hétérogénéité des outils des comités et de leurs méthodes de fonctionnement. Le CNC souhaite proposer aux Comités Régionaux de la Conchyliculture un outil homogène, reposant sur la même base, mais adapté à leurs besoins.

Les professionnels conchylicoles n’ont pas d’interfaces uniques pour communiquer avec les comités afin de remonter les informations terrains ou administratives.

III – L’OBJECTIF

L’objectif premier est de développer un outil pour la gestion des Cotisations Professionnelles Obligatoires (CPO). L’outil devra être fonctionnel, documenté, fiable et répondre aux attentes des utilisateurs.

L’outil devra également être développé dans la perspective d’évolutions, notamment par la relation avec d’autres outils. (Autres bases de données – REC-, développement dans les CRC…).

Les professionnels auront une plateforme personnel web où ils pourront accéder aux différentes informations : Appel de cotisation, Attestation, Etat des paiements, Newsletter.

Mais également à un espace « Déclarations », qui viendra directement s’implanter dans les différentes bases de données. Ces éléments devront pouvoir nourrir des éléments statistiques.

IV – LES ATTENTES

Le CNC distingue deux « lots » venant alimenter un entrepôt de données :

– 1. Gestion des concessions, concessionnaires et cotisations (CPO)

– 2. Interface des Professionnels Conchylicoles (IPC)

Voici à quoi pourrait ressembler le flux de données :

1. L’outil de gestion des cotisations (CPO)

Les appels de cotisations se font (au CNC et dans certains CRC) par l’intégration du fichier DSIM reprenant le cadastre conchylicole en trois éléments : Concessions, Attributions et Concessionnaires. Ces éléments constituent la base juridique de l’appel (Demande une fois par an, au premier janvier : surfaces et longueurs des « concessions » à destination de cultures marines, liste des « concessionnaires » et « attributions » desdits concessions). L’intégration de ces données est utilisé pour l’appel des cotisations (national et régional), mais également de base juridique solide à l’intégration d’éléments supplémentaires nécessaire à l’interprofession.

Chaque année, les élus du CNC déterminent quel est le barème à appliquer sur les cotisations professionnelles.

De cette façon, l’outil devra permettre à l’agent d’importer le fichier simplement et d’émettre les CPO chaque année (Interface de changement des variables et contrôle des erreurs). L’outil permettra de gérer les cotisations et d’en extraire des éléments statistiques et comptables.

Elément juridique déclencheur :

La CPO est votée au conseil du CNC une fois par an. Les modalités de calcul y sont précisées. Une fois la délibération votée, la CPO est rendue obligatoire et fait l’objet d’une parution au JO.

Réception des données DSIM :

Chaque année, une demande d’extraction du fichier des affaires maritimes est faite au DSI de Saint Malo.

Le fichier DSIM est envoyé simultanément au service habilité à l’importation dans le logiciel, ainsi qu’au Directeur Général de chaque structure, au Service Informatique et au Service Comptable. Ces derniers l’archivent en le sécurisant avec un mot de passe sur leur espace de travail.

L’import du fichier DSIM nécessite quelques modifications afin de neutraliser éventuellement les lignes de concessionnaires en doublons mais également de procéder à l’annulation des titres émis de concessionnaires ayant cessé leur activité (Justifié au CNC ou aux CRC par attestation du Service Cultures Marines de la DDTM) mais dont la DSIM n’a pas encore tenu compte dans ses fichiers. Il s’agit donc de modifier la base en tenant compte de ces éléments. Les services ayant reçu préalablement le fichier DSIM peuvent ainsi effectuer un contrôle aléatoire entre la base de données modifiée et le fichier DSIM qu’il a lui-même reçu.

Les données des affaires maritimes se composent ainsi :

La structure des tables :

– L’extraction des concessions et prises d’eau des 4 tables : CM1, CM2, CM3 et CM4 (exclusion des activités non conchylicoles)

– La table des co-exploitants sur le modèle et la structure de la table des concessionnaires.

Table « concessions »

ID concession (Circonscription maritime, feuille cadastrale, numéro de parcelle) Code de modification (éventuel, en cas de modification de surface sans création d’un nouveau code concession) Date de modification (éventuel, idem ci-dessus) Nouvelle superficie/longueur (éventuel, idem ci-dessus) Fichier (codes 1, 2, 3 et 4) Juridique (tous les codes) Terrain (tous les codes) Surface (en ca) Longueur (en m) Circonscription maritime et CM Situation (lieu-dit) Commune de référence (les CRC m’ont informé que cette information existe) Code postal de la commune de référence

Table « attribution des concessions »

ID DSIM (de tous concessionnaires : chef de file et co-exploitants) ID concession (même format que ci-dessus) Code espèce (45056, 45529, familles de 52000 à 58000, 88888, 99999 ou éventuels nouveaux codes concernés par la conchyliculture) Code élevage (tous codes) Date attribution (arrêté) Référence attribution (arrêté) Durée attribution (arrêté)

Table « concessionnaires »

ID DSIM (**numéro, SPR numéro, autres codes similaires ou numéro selon le cas) de tous les concessionnaires chefs de file Nom Prénoms Genre (H/F/société…) Date de naissance (si personne physique) Date de création (si entreprise) Date de 1ère immatriculation en tant que concessionnaire à la DSIM (si possible) Nom dirigeant(s) (si dispo en cas d’attribution à une personne morale, si l’information est stockée sous la forme Qualité/Nom/Prénoms, merci d’exporter ces 3 champs sans les fusionner) Adresse (si l’adresse est stockée sous la forme normalisée : Numéro, Répétition, Type de Voie, Intitulé de la Voie, Complément, merci d’exporter TOUS ces champs sans procéder à leur fusion) Code postal Commune Pays

Table « Co-exploitants »

ID DSIM (**numéro, SPR numéro, autres codes similaires ou numéro selon le cas) de tous les concessionnaires co-exploitants Nom Prénoms Genre (H/F/société…) Date de naissance (si individu) Date de création (si entreprise) Date de 1ère immatriculation en tant que concessionnaire à la DSIM (si possible) Nom dirigeant(s) (si dispo en cas d’attribution à une personne morale, si l’information est stockée sous la forme Qualité/Nom/Prénoms, merci d’exporter ces 3 champs sans les fusionner) Adresse (si l’adresse est stockée sous la forme normalisée : Numéro, Répétition, Type de Voie, Intitulé de la Voie, Complément, merci d’exporter TOUS ces champs sans procéder à leur fusion) Code postal Commune Pays

Les CPO sont calculées ainsi :

Une part fixe et une part variable :

– A la superficie des concessions en are

– A la longueur des installations en mètre

– A la surface de prise d’eau en are

Les montants sont fixés par le conseil lors de délibérations. L’outil devra permettre de saisir ces variables via une interface.

Emission des titres :

Une fois le dossier DSIM traité, les titres sont « créés » en fichier informatique. Un exemplaire est sauvegardé de façon dématérialisée pour contrôle. Les titres sont transmis à la société routage pour envoi aux professionnels. Une fois l’envoi effectué par la société de routage, celle-ci détruis les données et nous le notifie par mail.

Onglets :

Info Exploitant :

N° exploitant (DSIM)

Nom, Prénom

Activité

Nom entreprise

Forme

Dirigeant

Téléphone, mail, fax

Adresse

Région

CRC correspondant

Info Concessions :

Concession détenue avec historique

Destination des concessions (huitres, moules, autres)

Cadastre, Code espèce, Surface

Site des concessions (CRC)

Récapitulatif

Titre :

Etat des titres par année avec les encaissements, les remboursements et le solde

Renvoi également sur le détail des titres

Paiements :

Liste des paiements par ordre d’arrivée avec affectation par titre

Contestations :

Liste des contestations

Notes

Historiques des échanges (Appel, Courrier, CPO, paiements, mails, relances, contestations, demandes diverses)

Un outil de recherche est disponible permettant de faire des recherches par :

Nom

Prénom

DSIM

Activité

Ville

N°titres

Montant CPO

Montant Payé

CRC

Utilisation / Interface :

L’ « Exploitant » serait l’onglet principal. Il permettrait :

– de consulter, à travers un outil de recherche (par nom, n°DSIM, montant CPO, région…), les informations liées aux professionnels :

– Nom

– Adresse, numéro téléphone, mail, contact

– n°DSIM

– Activités

– Situations

– CRC dépendant (avec accès aux informations comme la CPO régionale, les éventuels échéanciers, documents transmis, dégrèvement, etc.)

– SIRET, SIREN

– Sous onglet entreprise (Permet d’accéder à l’onglet « entreprise ») :

Dirigeant(s)
Adresse, numéro téléphone, mail, contact
Dirigeant(s)
Concessionnaires
Liste des concessions (possibilité de représentation cartographiques)
Chiffre d’affaire
Production
Déclarations
Situations géographiques (avec représentation cartographiques)

– Liste des concessions :

– Surface

– Destination

– n° Cadastre

– Surface / région

– Statistique

– Titres : (permet d’accéder à l’onglet titre)

– Historique des titres émis

– Historique des paiements

– Solde par année ET cumulé

– détails des CPO (par affectation, contestation…)

– Paiements : (permet d’accéder à l’onglet paiement)

– liste des paiements par date avec ventilation par année, date et mode de paiement

– Contestations : (permet d’accéder à l’onglet contestation)

– Liste des contestations par année (possibilité de contester un titre plusieurs fois)

– Historique : permet d’accéder à l’ensemble des contacts (interfacé entre tous les comités) qui ont été fait avec ce professionnel (e-mail, courrier, émission de titre, relance, appel, demande d’informations, paiements, quitus…) et accéder aux documents associés (courrier, titre, scan chèque…)

Cet onglet devrait pouvoir être consultable par le professionnel, depuis un espace internet dédié, afin d’accéder à son solde, à ses documents et de pouvoir déclarer en ligne des données et de contester.

Autres informations liées aux :

Dégrèvement :

Les professionnels peuvent contester leur CPO mais doivent impérativement fournir des justificatifs. Il existe plusieurs situations dans laquelle le professionnel peut contester sa C.P.O :

– Cessation d’activité / Retraite

– Renonciation de votre numéro d’agrément sanitaire

– Renonciation de concession(s) ou prise(s) d’eau

– Substitution de concessions ou prise(s) d’eau

– Liquidation /Redressement judiciaire

– Recours gracieux (cas exceptionnel)

– Changement de destination de concession(s) ou prise(s) d’eau

Les titres de CPO sont émis au nom des concessionnaires de parcelles du domaine public maritime ainsi que des détenteurs d’autorisation de prises d’eau destinées à alimenter en eau de mer les exploitations de cultures marines situées sur une propriété privée, exploitées ou non.

En cas de non-exploitation des concessions ou prises d’eau, il y a la possibilité d’y renoncer, ou de les substituer au profit d’un conchyliculteur en activité.

Il suffit de fournir au CNC une attestation du service des cultures marines dont le professionnel relève, justifiant de la situation réelle (détention et précisant pour quelles espèces et quel métier, renonciation ou substitution) de chacune des parcelles. Le CNC pourra alors procéder à un dégrèvement partiel ou total de titre en fonction des justificatifs fournis.

En tout état de cause, si le professionnel figure au fichier administratif de l’Etat des concessionnaires de cultures marines (ou détenteur d’autorisation de prise d’eau à des fins de cultures marines), il y a capacité professionnelle et donc le professionnel est membre du CNC et soumit aux CPO.

Le CNC accordera une modification ou une annulation de titre de C.P.O uniquement si la demande auprès du service des cultures marines de leur DDTM a été faite avant le 1^er janvier de l’année en cours.

En cas de décès

Le titre de CPO est émis sur la base des parcs conchylicoles ou de prises d’eau sur le DPM expoité par le défunt. L’un des ayants droits à la faculté de demander la substitution de ces parcs et prises d’eau à son nom au cas où il souhaite reprendre l’activité conchylicole du défunt. Dans ce cas il dispose d’un délai de 6 mois après le jour du décès pour en faire part au(x) service(s) des cultures marines concernés. Au cas où il n’est pas détenteur de la capacité professionnelle requise par la réglementation, il dispose d’un délai de 3 ans pour l’obtenir ; au cours de cette période les parcs et prises d’eau restent au nom du défunt et les titres de CPO continuent d’être émis à son nom (Le CNC émet alors une radiation manuelle pour ne pas relancer la famille)

Si aucun ayant droit ne souhaite continuer l’activité conchylicole du professionnel décédé, il convient d’effectuer une démarche auprès du service des cultures marines pour renoncer aux parcs et prises d’eau.

Paiement :

Le paiement des titres CPO s’effectuent, dans la majorité des cas, par chèques et ils sont généralement accompagnés du coupon du titre comportant les informations nécessaires à l’imputation du chèque (n° titre, Nom, …) Ces derniers sont réceptionnés par le secrétariat du CNC où ils sont vérifiés (ordre, montant, signature…). Ils sont regroupés dans un dossier comportant la date de réception et le montant total des chèques perçus dans la journée. Ce dossier servira de contrôle et d’outil statistique.

En cas d’anomalie, les chèques sont renvoyés avec une note précisant la raison du rejet. (Signature, montant …)

Le système devrait pouvoir automatiser la saisie de chèques (avec un scanner et douche par exemple) afin de limiter au maximum l’opération par un agent.

Dans les faits, le chèque comporte plusieurs limite (un chèque peut arriver sans coupon, peut concerner plusieurs concessionnaires ou peut concerner plusieurs années, voir toutes à la fois).

L’outil devra pouvoir gérer ces cas particulier.

Les virements devront également être saisie après contrôle ou par import.

Les mandats de prélèvements devront pouvoir être gérés, importés et renseignés l’état de paiement du professionnel. Tous ces éléments devront remontés vers la plateforme web du professionnel.

L’outil devrait pouvoir gérer et suivre les procédures contentieuses.

Afin d’optimiser la partie « CPO », l’appel des cotisations ainsi que les encaissements et dégrèvements, devront être interfacé en direct avec le logiciel de comptabilité qui ne serait qu’une copie des évènements saisis sur l’outil. L’entrée et la modification se ferait donc à travers l’outil, et non la comptabilité auxiliaire ou par un import paramétré.

Etats statistiques :

Une interface « Exercice » permettrait d’accéder à certaines données statiques liées aux CPO :

Total appelé sur l’année (par comité)
Total recouvré (par comité)
Total dégrevé (par comité)
Nombre de professionnels (par comité)

Mais également aux données statistiques renseignées par le recensement des entreprises et des gestions statistiques.

Chiffre d’affaire (possibilité de trié selon différent critères : zones géographiques, activités, global, etc.)
Nombre d’entreprises
ETP
Mortalité
Production
Etc.

2. Portail Professionnel (IPC)

Le portail professionnel est un espace individuel à destination des professionnels conchylicole.

Cet espace doit leur permettre :

De Consulter :

Leurs cotisations
Leurs paiements
Leurs soldes
Leurs attestations
Leurs déclarations

De Recevoir :

Des alertes sanitaires (par mail)
Les newsletters des comités
Différentes alertes paramétrables par les structures+
Des sondages (interface Google Form)

De Déclarer :

Les mortalités (ou tout autre donnée sanitaire)
Leur CA (ou tout autre donnée économique)

Option : Idéalement l’interface devrait pouvoir être retrouver via un lien direct sur le téléphone, type application.

L’interface devra obligatoirement et à minima être responsive.

Nous attendons de la part du prestataire retenu pour ce projet les éléments suivants :

L’écoute du besoin pour répondre au cahier des charges.

La transparence sur la faisabilité des tâches et accompagner le CNC dans ses décisions.

VII – L’ECHEANCE

30 mai 2021

VIII – LE BUDGET

Le budget total disponible est de 62 500 HT (soit 75 000 € TTC)

Ce budget devra strictement couvrir l’ensemble des frais.

IX – LE CHOIX DU PRESTATAIRE

Le choix du prestataire se fera en fonction de critères spécifiques :

Cœur de métier

Compréhension de la demande

Qualité de la proposition

Rapport qualité/prix (budget prévu)

Dans ce contexte particulier, les propositions devront être envoyées uniquement par mail à l’adresse :

compta@cnc-france.com

Annexe 1 : FLUX ACTUELLE – GESTION CPO

Annexe 2 : Exemple délibération

Délibération 103 du 29 novembre 2017

ARTICLE 1er

Il est institué au profit du Comité National de la Conchyliculture, au titre de l’exercice budgétaire2018, une cotisation professionnelle obligatoire (C.P.O.) pour lui permettre d’exercer ses missions et de couvrir notamment ses frais de fonctionnement.

ARTICLE 2

Cette C.P.O est à la charge :

De l’exploitant de toute parcelle du domaine public maritime concédée aux fins de captage, élevage, affinage, dépôt , traitement ou expédition de coquillages marins à l’exception des terre-pleins exondés ;
Du bénéficiaire d’une autorisation de prise d’eau destinée à alimenter en eau de mer des exploitations situées sur une propriété privée et délivrée aux fins de captage, élevage, affinage, dépôt , traitement ou expédition de coquillages ;

A l’exception des organismes de formation qui ne commercialisent pas leur production, ainsi que toute personne morale dont les parcelles relèvent de l’article R.923-47 du Code rural et de la pêche maritime.

ARTICLE 3

Cette C.P.O. est composée :

a) d’une part fixe d’un montant de 188,37€ ;

b) d’une part proportionnelle ayant pour assiette la superficie du terrain occupé par l’exploitant ou la longueur des installations lorsque le titre d’exploitation est défini par une longueur.

Le montant de cette part proportionnelle est fixé ainsi qu’il suit :

 A la superficie des concessions ………………………… 0,229€ l’are

 A la longueur des installations ………………………….. 0,082€ le mètre

 A la surface de prise d’eau ……………………………………. 0,082€ l’are

ARTICLE 4

La superficie de chaque terrain ou la longueur de chaque installation, servant d’assiette à la C.P.O. prévue par l’article 3 ci-dessus, est celle qui figure aux fichiers tenus par le service déconcentré de l’Etat chargé des cultures marines dans le ressort duquel il se situe au 1er Janvier 2018.

ARTICLE 5

Le redevable de la C.P.O. concerné, est le détenteur tel qu’il figure à l’acte de concession ou à l’autorisation de prise d’eau de mer à la date du 1er Janvier 2018 au fichier mentionné à l’article 4.

ARTICLE 6

Cette C.P.O. est recouvrée par le Comité National de la Conchyliculture. Elle est payée dans le mois qui suit l’envoi d’un avis individuel de paiement adressé à chaque assujetti.

ARTICLE 7

Au titre de l’article L.912-16 du Code rural et de la pêche maritime, les C.P.O., nonobstant leur caractère obligatoire, demeurent des créances de droit privé. L’avis individuel de paiement adressé à chaque assujetti :

– rappelle l’assiette visée à l’article 4 ;

– précise qu’une rectification du titre est possible via la fourniture d’une attestation rectificative du service déconcentré compétent ;

– liste les moyens de paiements autorisés.

ARTICLE 8

La présente délibération fera l’objet d’un avis publié au journal officiel de la république française.